Ta økonomien på alvor

Mens de fleste ikke nøler med å søke hjelp hos en snekkeren når de skal bygge veranda, eller går til frisøren for å farge håret, er det mange som tenker at det å ta seg av økonomien i sitt eget firma vil de klare helt greit selv. Det kan koste mye, både tid og penger.

Tekst og foto: Vigdis Løbach

Karianne Kristiansen Lund er strålende fornøyd med de nye lokalene. Fra å starte alene i 2003, er de i dag ni ansatte på kontoret.

Fra Karianne Kristiansen Lund etablerte seg som regnskapsfører med eget firma og fram til nå, har hun hatt mange fortvilte kunder som har bedt om hjelp, en hjelp de skulle hatt mye tidligere. Folk har troppet opp på kontoret hennes med bæreposer fulle av papirer, og hun og de andre ansatte har fått jobben med å sortere alt fra viktige bilag til bryllupsinvitasjoner og personlige brev. Heldigvis er det sjelden det går så langt, men at mange gjør en stor jobb av noe som bare tar et par timer for en som er profesjonell i faget, er regnskapsføreren overbevist om. – Det er mye å holde styr på. Det er ikke uten grunn at vi har fem års utdanning, sier hun.

Alle kunder er like viktige

Karianne startet KK-regnskap i 2003. Den gangen hun etablerte seg, jobbet hun alene. I dag er de ni ansatte, og har blitt en del av franchise-kjeden Accountor.

– Det var på tide å tenke videre. Ved å slutte seg til Accountor, får vi tilgang til mye nytt verktøy og deler på kunnskapen. Å stå alene og følge opp alt innen ny teknologi er vanskelig, sier Karianne. I fjor flyttet bedriften inn i nye moderne lokaler på Kilen brygge i Sandefjord. Der stortrives de, og har god plass til å ta i mot kundene sine.

– Vi har mange kunder, både store og små. Den minste er faktisk en fotterapeut som kommer innom en gang i året for å ordne selvangivelsen, smiler Karianne. Hun forsikrer om at hos dem er alle like viktige. Fotterapeutens regnskap tas på like stort alvor som firmaer som kommer med mange millioner i omsetning.

– Et regnskap er aldri for lite til at vi kan jobbe med det. Ikke trenger det å bli så dyrt heller, hvis man er flink selv til å holde orden i papirene. Det er vel anvendte penger. Uten unntak opplever jeg at alle som prøver seg selv, glemmer en stor del av fradragene. Ta for eksempel kjøring – for en fotteraput som f.eks. jobber på et eldresenter, kan det bli store summer når kilometerstand, bompenger og parkeringsavgift regnes med, sier Karianne.

Viktig å ha en plan

– Jeg skulle ønske den som starter et eget firma tar en runde med regnskapsfører allerede før oppstarten. Et godt budsjett må til for å se om det er liv laga. En fotteraput vil ofte starte med et enkeltpersons­foretak. Når omsetningen kommer over 500 000 er det kanskje på tide å tenke på et AS, sier Karianne.

Hun forteller at før hun skriver kontrakt med en ny kunde, gjennomgår de et skjema med mange punkter. Et viktig punkt er forsikringer.

– Og her holder det ikke at kunden sier at hun har forsikring. Vi må se en kopi av innbetalingen, sier Karianne. Selv om bedriftsforsikring er obligatorisk, er det mulig å snike seg unna. Da kan en eventuell feilbehandling komme til å koste dyrt. Det kan også være lurt å ha en ekstra sykeforsikring hos NAV, siden man ikke har garantier for hva framtida bringer når det gjelder egen helse, heller.

– Det er viktig å ha en helhetlig tanke på økonomi. Det ene er hva det koster å etablere og drive et firma, med anskaffelse av utstyr, husleie, forsikring og reklame. Videre må man tenke på at trygdeytelser følger inntekten man har hatt, så både pensjon og svangerskapspermisjon må tas med i betraktning, forklarer Karianne. Hun kan oppleve at mange har urealistiske forventninger, og spør gjerne om hva som kommer til å gjøre at kunder kommer til å oppsøke akkurat dem.

– Det er viktig å ha en plan. Dessverre kan man ikke leve av at venner og kjente tror på prosjektet. Kunder er både utro og lunefulle, sier hun.

Den vanskelige erkjennelsen

Noen ganger går det rett og slett ikke som forventet. Omsetningen kommer ikke opp, og det går trått. Da må Karianne ta den vanskelige praten.

– Når jeg ser at det går trått, sier jeg i fra. Mange trekker det ut alt for lenge. Det tærer på både økonomi og trivsel, sier hun. I andre tilfeller er kunden smertelig klar over at det ikke går bra, men klarer rett og slett ikke å forholde seg til å dele problemene.

– Da ringer vi til vi får kontakt, og det hender vi jobber litt ekstra for at belastningen ikke skal bli for stor for den det gjelder, sier hun. Til dem som har forsøkt å klare regnskapet selv, men merker at de sliter med å få det til, har hun sterk oppfordring om å søke hjelp. – Dette er jobben vår. Uansett hvor rotete folk tror at deres systemer er, og at det er umulig å rette opp i, har vi sett det før, sier hun.

Ny kassalov og elektronisk journal

Det er ikke bare de som er ferske i faget som trenger hjelp. Nye lover og regler gjør at det stadig er nye ting å sette seg inn i. Det er særlig to ting Karianne trekker fram som viktige ting å tenke på. Det ene er kravet om at alle må føre elektronisk journal, og at bokføringspliktige virksomheter må ha nye kassasystemer på plass fra 1.1. 2019.

– Dette kan høres komplisert ut, men det trenger det ikke å være. I de fleste kassaapparatsystemene er journalen implementert, så det er oversiktlig og greit. I gode kassasystemer teller også årsrapporten som ett bilag. Det betyr at de fleste kommer under 300 bilag i året. Da trenger man ikke å komme med til oss hver måned med bilag, men kan ajourføre en gang i året, sier regnskapsføreren. Hennes erfaring er at fotterapeuter generelt blir godt informert om hva som gjelder fra forbundet sitt, og at det også er mulig å få hjelp fra regnskaps­føreren.

– Vi kan veilede om hvordan ting kan gjøres, men vi kan ikke sjekke innholdet i pasientjournalen. Den er man ansvarlig for selv, minner hun om.

God oversikt reduserer kostnadene

Det er mange måter å benytte en regnskapsfører på. Som tidligere nevnt, hender det at kunder kommer med bilag fra lang tid tilbake i esker og bæreposer. Da kreves en grundig opprydding før man starter på nytt. Ellers er det opp til den enkelte å finne den beste arbeidsfordelingen i samarbeid med regnskapsføreren. Mens noen velger å adressere posten sin til regnskapskontoret og dermed setter bort hele arbeidet, kommer andre innom en gang i året for å ordne selvangivelsen.

– Det er skilleark i permen vi gir til våre kunder, så det er lett å sortere bilag og andre vedlegg på rett plass. Om man setter av en time i uka til dette arbeidet, kommer man langt, og reduserer kostnadene til regnskapsføring, sier Karianne. Hva det koster et firma å benytte regnskapsfører, varierer blant annet med hvor man befinner seg i landet. I Sandefjord, der Karianne jobber, er prisene fra 15 000 kroner i året. Da har man orden i alle papirene og leverer inn det som er nødvendig en gang i året. I Osloområdet er prisene høyere, mens det kan være billigere nord i landet.

– For en nyetablert kan det virke som mye penger, men det sikrer at man får et ryddig forhold til skattemyndighetene, sier Karianne, og viser fram noen få av skjemaene man har å forholde seg til. Ligningspapirene for en fotterapeut med enkeltpersonsforetak utgjør alene åtte skjemaer, hver av dem på flere sider. For å vise hvor galt det kan gå hvis man gjør feil, bruker Karianne levering av selvangivelsen som eksempel. Når det gjelder vanlige lønnsmottakere, er det sånn at dersom man ikke aktivt leverer den, har man godtatt den som den er. Næringsdrivende må levere, og nytt av året er at man ilegges dagsbøter dersom den ikke er levert i tide. Det er det mange som ikke vet.

– Dagsbøtene er på 524 kroner og 50 øre. Summen er lik, enten det dreier seg om et lite enkeltpersonforetak eller et stort konsern. Det blir fort mye penger, og kan i verste fall velte hele økonomien, sier hun alvorlig.


Regnskapsfører Karianne Kristiansen Lund har samlet bare noen av skjemaene en næringsdrivende må forholde seg til. Heldigvis er det hjelp å få med papirarbeidet. Alle kundene i regnskapsbyrået får en perm, som gjør det lettere for dem å holde orden på alle bilagene.

Gøy når det lykkes

At Karianne elsker faget sitt, er tydelig. Hun snakker på inn- og utpust, for det er så mye hun gjerne vil formidle, av tips og gode råd. For selv om det er mye å holde styr på, og mye som kan gå galt, vil hun ikke fraråde folk å starte næringsvirksomhet. Hun ønsker bare at de ikke skal gjøre det så vanskelig for seg selv at de ikke lykkes.

– Det som kjennetegner dem som lykkes, er kunnskap og ryddighet, sier hun.

– Jeg har et eksempel på nettopp en fotterapeut som har fått det veldig bra til. Hun hadde egentlig bestemt seg for å trappe ned, og flyttet klinikken sin hjem. Betaling av regninger skulle hun gjøre selv, og brukte mye tid til å lete rundt i dem, og måtte betale en del purregebyrer. Hun overlot regnskapet til oss, og enden på visa er at hun har trappet opp i stedet for å trappe ned. For mens vi bruker en time i måneden på hennes regninger, brukte hun atskillig mye mer tid på det, timer hun nå kan bruke til å tjene penger, forteller Karianne.

Sånne historier har hun flere av. Hun er takknemlig over å få være en del av den spennende reisen de foretar seg i de små og store firmaene sine.

– Å få følge med på dem som klarer å få til noe, gjør det skikkelig gøy å gå på jobben, avslutter hun.

Tips fra regnskapsføreren

– Det er viktig med et godt budsjett for å se om virksomheten er liv laga. Investeringer i utstyr til klinikken, kassasystem og løpende utgifter, som husleie og forsikringer må med. Ta gjerne kontakt med regnskapsfører allerede på dette tidspunktet.
– Kassasystemet må fylle de nye lovkravene. Når pasientjournalen er implementert, blir det både enkelt og riktig. På et godt kassasystem teller årsrapporten som ett bilag, i stedet for ett pr. kunde. Kassasystemet leier du, så det er ikke så dyrt som man kanskje skulle tro. Du får også veiledning i bruk.
– Sørg for å ha forsikringene i orden. I tillegg til bedriftsforsikring, er det lurt å ha ekstra sykeforsikring fra NAV. Husk at trygderettigheter er basert på tidligere inntekt, så tenk også på rettigheter til eventuelle svangerskapspenger og alderspensjon.
– Forskuddsskatt skal betales fire ganger i året. Den kan justeres gjennom året, dersom forventet inntekt blir en annen enn først planlagt.
– Sørg for å ha bedriftskonto. Ikke gjør innkjøp eller betal regninger fra din egen konto. Her syndes det mye, og det gir større utgifter til regnskapsførsel. Husk å dokumentere alt som er fradragsberettiget. Bare kjørelengde, parkering og bompenger kan bli ganske store summer. Husk å telle opp kassa den siste dagen i måneden, for å sjekke at alt stemmer.
– Sørg for å ha orden i papirene. Bruk en perm med skilleark, og sett bilagene inn fortløpende. Sett av en time fast i uka til dette, så skal mye være gjort. Selv om det dreier seg om få bilag hver måned, blir det tungt å gjennomføre alt i en økt mot slutten av året. Tenk bare på alle fotografier som skulle vært i album, men som ligger i skuffer og esker rundt om i de tusen hjem.
– Det er ikke moms på behandling, men dersom du selger produkter i tillegg, og kommer over grensen på 50 000 kroner, må du betale moms. Det høres kanskje skummelt ut, men er ikke farlig, samtidig får du nemlig igjen moms på det du kjøper.
– Du er alltid ansvarlig for ditt eget regnskap og opplysningene du gir fra deg til regnskapsfører. I det øyeblikket du har signert regnskapet, har du også godtatt det.
– Ta kontakt med regnskapsfører når det er noe du lurer på. Det er helt normalt at man synes det er vanskelig, og ikke flaut å be om hjelp.